Cuatro preguntas básicas antes de comprar un Sistema Administrativo

Algunas cosas se pueden comprar sin hacer mayores preguntas.

Un software para gestionar el Sistema de Cumplimiento no es una de ellas. De hecho, para cualquier empresa, la contratación de un software es una decisión que, en determinadas circunstancias, puede generar riesgos. Para esto se requiere de muchas preguntas; pero te la resumimos en 4 importantes antes de cerrar el negocio.

Aunque resulte incómodo, vale la pena preguntar antes de comprar. Es bueno tener varias opciones y por supuesto, evaluar las respuestas de cada uno de los proveedores.

Vamos directo a las preguntas:

1. ¿Qué tan flexible es la solución?: La flexibilidad en un software es una característica subjetiva. Esto significa que, lo que para el fabricante es flexible, para el usuario puede no resultarlo tanto.

Nada puede ser tan traumático que cambiar toda la estructura organizacional y todos los procesos para adaptarlos a los requerimientos de un nuevo software. En el caso de un software para gestionar el Sistema de Cumplimiento, podemos medir la flexibilidad con base en los siguientes criterios:

• Posibilidad de personalizar los flujos de trabajo y contar con opciones de diseño.
• La capacidad que tenga el sistema de escalar y de trabajar nuevas locaciones, como sucursales en el país o en el extranjero.
• Realizar cambios de acuerdo a las necesidades cambiantes de la organización.

2. ¿Cómo ha funcionado con otros clientes? Podemos aprender mucho acerca del desempeño y las bondades de un software de gestión, conociendo las experiencias de otros usuarios que ya lo hayan implementado. Es importante verificar si el proveedor ha suministrado el producto a otras industrias del mismo sector económico y que experiencias han tenido con el producto. De paso, es posible conocer el historial de cumplimiento, atención de garantías y soporte al usuario que tiene el fabricante del software.

3. ¿Puedo confiar en este proveedor? La compra de software, sobre todo cuando se trata de una solución para gestión empresarial, implica establecer una relación de varios años con el fabricante del producto. Por ello, la confianza debe ser total, y debe ir más allá de comprobar las experiencias de otros clientes. ¿Qué determina la confianza en una organización?… algunos factores a considerar son:

• El liderazgo en el mercado: ¿se trata de una organización que innova y presenta soluciones avanzadas por encima de sus competidores?
• Capacidad de investigar y desarrollar: ¿el proveedor cuenta con áreas de investigación y desarrollo para cumplir con las expectativas de los clientes?
• Atención al cliente: ¿Cuándo los clientes, después de haber adquirido el software tienen problemas, pueden contar con la asistencia y el apoyo del proveedor?

4. ¿Se puede integrar con otros sistemas comerciales? Las normas ISO publicadas en los últimos tres años han sido diseñadas para integrarse entre sí. Pero no solo es preciso integrar los sistemas de gestión entre sí, sino estos con otras plataformas como las de recursos humanos o comerciales.

Existen capacidades de integración a las que se debe prestar especial atención. Veamos algunas de ellas:

• Integración con sistemas organizacionales: un software para gestionar el Sistema de Cumplimiento, que se precie de ser competente y robusto, permitirá la fácil integración con los datos provenientes de un sistema comercial, o de una plataforma de producción, recursos humanos, finanzas e incluso, contabilidad. La toma de decisiones en el mundo moderno requiere una visión integral y global.
• Gestión de riesgos: las exigencias de normas como ISO 9001 se enfocan en la toma de decisiones basadas en el riesgo. Entendemos que un software de gestión no es por sí solo una herramienta que permita eliminar o mitigar los riesgos, pero si puede incluir herramientas que permitan evaluar, calificar, priorizar y diseñar estrategias para gestionar los riesgos.
• Gestión de riesgos: las exigencias de normas como ISO 9001 se enfocan en la toma de decisiones basadas en el riesgo. Entendemos que un software de gestión no es por sí solo una herramienta que permita eliminar o mitigar los riesgos, pero si puede incluir herramientas que permitan evaluar, calificar, priorizar y diseñar estrategias para gestionar los riesgos.